Privacyverklaring

Railnova SA is een in België gevestigd technologiebedrijf dat IoT-gebaseerde oplossingen levert voor de spoorwegindustrie. Wij zetten ons in voor de bescherming van persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG"). Deze privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze website en onze diensten (met inbegrip van Railfleet en Railgenius) en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Laatst bijgewerkt: april 2026

Verwerkingsverantwoordelijke & contact

Railnova SA

Rue Emile Féron 153

1060 Brussel, België

Voor privacygerelateerde vragen: neem contact met ons op.

Rol van Railnova

Afhankelijk van de context treedt Railnova op als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker:

Verwerkingsverantwoordelijke

Railnova treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor:

haar website
marketing en prospectbeheer
directe klantrelaties en accountbeheer

Verwerker

Railnova treedt doorgaans op als verwerker bij het leveren van Railfleet, Railgenius of gerelateerde diensten aan klanten. In deze context:

treedt de klantorganisatie op als verwerkingsverantwoordelijke
verwerkt Railnova gegevens namens de klant en volgens diens instructies

Hoe Railnova uw gegevens verwerkt als Verwerkingsverantwoordelijke

3.1 Verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van onze websites

Website bezoeken

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij automatisch bepaalde gegevens die technisch noodzakelijk zijn om onze website weer te geven. Deze gegevens omvatten uw IP-adres, apparaattype, browsertype, de website die u voordien bezocht, de pagina's van onze website die u bezoekt en de datum en het tijdstip van uw bezoek. Deze gegevens worden gedurende maximaal zes maanden bewaard in de logbestanden van onze systemen. De rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens is artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin de functionaliteit en veiligheid van onze website te waarborgen.

Contactformulieren en aanvragen

Indien u via onze website contact met ons opneemt, verwerken wij bijkomend de gegevens die u verstrekt in de contactformulieren of uw aanvraag, bijvoorbeeld uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer en uw berichten aan ons. In dit geval is de rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens uw toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG.

3.2 Verwerking van persoonsgegevens in verband met klant- en accountgegevens (B2B-context)

In het kader van de zakelijke relatie met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken van contactpersonen bij (potentiële) klanten, leveranciers en partners:

Contactgegevens, zoals volledige naam, werkadres, werktelefoonnummer, zakelijk mobiel nummer, werkfaxnummer en werk-e-mailadres; betalingsgegevens, zoals gegevens die nodig zijn voor het verwerken van betalingen en fraudepreventie;
Verdere informatie die noodzakelijkerwijs wordt verwerkt in het kader van een project- of contractuele relatie met Railnova, of vrijwillig wordt verstrekt door de Zakenpartner, zoals persoonsgegevens met betrekking tot geplaatste bestellingen, verzoeken en projectdetails;
Persoonsgegevens verzameld uit publiek beschikbare bronnen, integriteitsdatabanken en kredietbureaus; en
Indien wettelijk vereist voor compliance-screenings van Zakenpartners (Due Diligence van Zakenpartners): alle publiek beschikbare informatie zoals uittreksels uit het handelsregister, persberichten, financiële informatie en informatie over relevante en significante geschillen of andere gerechtelijke procedures tegen Zakenpartners.

Wij kunnen de persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Communiceren met Zakenpartners over producten, diensten en projecten, bijvoorbeeld door te antwoorden op vragen of verzoeken of door u informatie te verstrekken over aangekochte producten;
Plannen, uitvoeren en beheren van de (contractuele) relatie met Zakenpartners; bijvoorbeeld door het uitvoeren van transacties en bestellingen van producten of diensten, het verwerken van betalingen, het uitvoeren van boekhoudkundige, controle-, facturatie- en incassoactiviteiten, het regelen van verzendingen en leveringen, het faciliteren van herstellingen en het verlenen van ondersteuningsdiensten;
Beheren en uitvoeren van klantenonderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyses, wedstrijden, prijsvragen of andere klantactiviteiten of evenementen;
Handhaven en beschermen van de veiligheid van onze producten, diensten en websites, en het voorkomen en opsporen van veiligheidsdreigingen, fraude of andere criminele of kwaadwillige activiteiten;
Waarborgen van naleving van wettelijke verplichtingen (zoals bewaarplichten), exportcontrole en douane, compliance-screeningverplichtingen voor Zakenpartners (ter voorkoming van witteboordencriminaliteit of witwassen), en ons beleid of industrienormen; en
Oplossen van geschillen, afdwingen van onze contractuele overeenkomsten en het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Rechtsgrond van de verwerking

De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk om de hierboven vermelde doeleinden te vervullen, met inbegrip van de uitvoering van de (contractuele) zakelijke relatie met de Zakenpartner. De rechtsgrond voor de verwerking is – tenzij anders vermeld:

de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b) van de AVG),
het gerechtvaardigd belang van Railnova (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG),
de naleving van onze wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c) van de AVG) of
de uitdrukkelijk verleende toestemming van onze contactpersoon (artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG).

Doorgifte en bekendmaking van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan verbonden ondernemingen indien dit noodzakelijk is om de hierboven vermelde doeleinden te vervullen.
Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan rechtbanken, overheidsinstanties of advocatenkantoren, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of indien dit noodzakelijk is voor het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
Daarnaast worden wij ondersteund door dienstverleners (zogenaamde verwerkers), bijvoorbeeld voor IT-onderhoudsdiensten. Deze dienstverleners verwerken de persoonsgegevens enkel in opdracht van Railnova en zijn contractueel gebonden om alle toepasselijke vereisten inzake gegevensbescherming na te leven.
In sommige gevallen kunnen de vermelde ontvangers van persoonsgegevens gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER) die mogelijk een lager niveau van gegevensbescherming bieden dan binnen de EU. In dergelijke gevallen zullen wij op andere wijze een passend niveau van gegevensbescherming voor persoonsgegevens waarborgen. Een doorgifte vindt enkel plaats indien de ontvanger EU-standaardcontractbepalingen heeft ondertekend met Railnova of Bindende Bedrijfsvoorschriften heeft geïmplementeerd. Meer informatie kan worden verkregen bij de contactpersoon vermeld in paragraaf 1.

Bewaartermijnen

Tenzij anders aangegeven op het moment van verzameling van de persoonsgegevens, wissen wij uw persoonsgegevens zodra het bewaren ervan niet langer noodzakelijk is (i) voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of anderszins verwerkt, of (ii) om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals bewaarverplichtingen op grond van fiscale of handelswetgeving).

3.3 Verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van onze sociale-mediakanalen

Calendly (afsprakenplanning)

Wij gebruiken "Calendly", een planningsdienst van Calendly LLC, 271 17th Street NW, 10th Floor, Atlanta, GA 30363, VS, om u via onze website afspraken met ons te laten boeken.

De boekingswidget wordt enkel geladen nadat u uw toestemming heeft gegeven. In dit kader worden uw IP-adres, browser- en apparaatgegevens, uw tijdzone en de gegevens die u invoert in het boekingsformulier (met name uw naam, e-mailadres, bedrijf en verzoek) verwerkt.

De rechtsgrond voor het laden van de widget is uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG); voor het regelen en houden van de afspraak is dit artikel 6, lid 1, onder b) van de AVG. Calendly treedt op als onze verwerker onder artikel 28 van de AVG. Gegevens worden doorgegeven aan de VS op basis van de EU-standaardcontractbepalingen.

Meer informatie is te vinden in de privacyverklaring van Calendly: Privacyverklaring | Calendly.

YouTube-kanaal

Wij gebruiken de dienst "YouTube" van YouTube, LLC, 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066 VS (vertegenwoordigd door Google, Inc, Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS) (contacteer de functionaris voor gegevensbescherming) en beheren ons YouTube-kanaal via deze dienst. De volgende functionaliteiten zijn beschikbaar op ons YouTube-kanaal: interactie met ons en andere gebruikers, deelname aan enquêtes en wedstrijden, en het becommentariëren van berichten.

Bij interactie met u als gebruiker van ons YouTube-kanaal worden de volgende gegevens verwerkt: datum en tijdstip van de interactie, type en inhoud van de interactie (bijv. likes, directe berichten, reacties) en profielnaam. Het privacybeleid van Google, Inc is toegankelijk hier. Het partner-privacybeleid van Google, Inc. is toegankelijk hier.

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het beheer van het YouTube-kanaal is gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder b) en f) van de AVG en dient de interactie met ons en andere gebruikers en het verstrekken van informatie over onze producten en ons bedrijf. Als zodanig is de verwerking noodzakelijk voor het nastreven van een gerechtvaardigd belang.

De ontvangers van uw persoonsgegevens zijn interne afdelingen. Wij geven uw gegevens niet door aan een derde land. Voor de ontvangers en de doorgifte naar een derde land door Google, Inc. verwijzen wij naar diens privacybeleid. Wij verwijderen uw persoonsgegevens nadat wij volledig hebben gereageerd op de directe communicatie of na verwijdering van het bericht waarop werd gereageerd. Daarnaast wordt onwettige inhoud indien nodig verwijderd. Voor verwijdering door Google, Inc. verwijzen wij naar diens privacybeleid.

Hoe wij uw gegevens verwerken als Verwerker

4.1 Platformgebruiksgegevens (Railfleet / Railgenius, enz.)

Indien Railnova optreedt als verwerker bij het leveren van Railfleet, Railgenius of gerelateerde diensten aan klanten, verwerken wij persoonsgegevens voor:

Gebruikersactiviteit binnen het platform (bijv. acties, tijdstempels, logs)
Technische en diagnostische gegevens vereist voor werking, ondersteuning en beveiliging

4.2 Asset- en IoT-gerelateerde gegevens

Indien Railnova optreedt als verwerker bij het leveren van asset- en IoT-gerelateerde gegevens, verwerken wij gegevens:

verzameld van verbonden spoorwegassets en apparaten
Sensor-, diagnostische en prestatiegegevens

Deze gegevens hebben voornamelijk betrekking op uitrusting en activiteiten, maar kunnen, afhankelijk van de configuratie van de klant, gekoppeld zijn aan identificeerbare gebruikers.

Uw rechten

Onder voorbehoud van de vereisten van de AVG heeft u de volgende rechten:

toegang tot uw persoonsgegevens,
de rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens,
verwijdering van uw persoonsgegevens,
beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens,
het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, en de overdracht van deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG) en er redenen zijn die verband houden met uw specifieke situatie, kunt u het recht hebben om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder kunt u bezwaar maken tegen verwerking voor doeleinden van direct marketing.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking ervan.

Wanneer Railnova optreedt als verwerker, dienen verzoeken te worden gericht aan de betreffende klant (verwerkingsverantwoordelijke).

Cookies

Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieën voornamelijk om de goede werking van onze website te waarborgen en het gebruik ervan te analyseren. Voor meer details verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

Geautomatiseerde besluitvorming

Railnova verricht geen geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of individuen op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina.

Contact

Voor vragen met betrekking tot deze privacyverklaring: neem contact met ons op. Wij nemen uw verzoeken zeer ernstig en zetten ons in om al uw zorgen te behandelen.

Niettemin heeft u het recht om te allen tijde een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.