Privacyverklaring

Railnova SA is een in België gevestigd technologiebedrijf dat IoT-oplossingen levert voor de spoorwegsector. Wij zetten ons in voor de bescherming van persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze website en onze diensten (waaronder Railfleet en Railgenius) en welke rechten je hebt met betrekking tot je persoonsgegevens.

Laatst bijgewerkt: april 2026

Gegevensbeheerder & Contact

Railnova SA

Rue Emile Féron 153

1060 Brussel, België

Voor privacygerelateerde vragen: neem contact met ons op.

Rol van Railnova

Afhankelijk van de context treedt Railnova op als verwerkingsverantwoordelijke of als gegevensverwerker:

Verwerkingsverantwoordelijke

Railnova treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor:

haar website
marketing en prospectbeheer
directe klantrelaties en accountbeheer

Verwerker

Railnova treedt doorgaans op als verwerker bij het leveren van Railfleet, Railgenius of gerelateerde diensten aan klanten. In deze context:

treedt de klantorganisatie op als verwerkingsverantwoordelijke
verwerkt Railnova gegevens namens de klant en volgens diens instructies

Hoe Railnova je gegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke

3.1 Verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van onze websites

Website bezoeken

Wanneer je onze website bezoekt, verwerken wij automatisch bepaalde gegevens die technisch noodzakelijk zijn om onze website weer te geven. Deze gegevens omvatten je IP-adres, apparaattype, browsertype, de website die je eerder bezocht, de pagina's van onze website die je bezocht en de datum en het tijdstip van je bezoek. Deze gegevens worden maximaal zes maanden bewaard in de logbestanden van onze systemen. De rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens is artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG. Ons gerechtvaardigd belang is de goede werking en veiligheid van onze website te waarborgen.

Contactformulieren en vragen

Indien je via onze website contact met ons opneemt, verwerken wij ook de gegevens die je verstrekt in het contactformulier of in je aanvraag, bijvoorbeeld je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer en je berichten aan ons. In dat geval is de rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens je toestemming overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG.

3.2 Verwerking van persoonsgegevens in verband met klant- en accountgegevens (B2B-context)

In het kader van de zakelijke relatie met ons kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken van contactpersonen bij (potentiële) klanten, leveranciers en partners:

Contactgegevens, zoals volledige naam, werkadres, werktelefoonnummer, zakelijk mobiel nummer, werkfaxnummer en werk-e-mailadres; betalingsgegevens, zoals gegevens die nodig zijn voor het verwerken van betalingen en fraudepreventie;
Aanvullende informatie die noodzakelijkerwijs wordt verwerkt in het kader van een project- of contractuele relatie met Railnova, of die de zakenpartner vrijwillig verstrekt, zoals persoonsgegevens over bestellingen, verzoeken en projectdetails;
Persoonsgegevens uit openbaar toegankelijke bronnen, integriteitsdatabanken en kredietinformatiebureaus; en
Indien wettelijk vereist voor compliance-screenings van zakenpartners (due diligence van zakenpartners): alle openbaar beschikbare informatie, zoals uittreksels uit het handelsregister, berichtgeving in de pers, financiële informatie en informatie over relevante en aanzienlijke geschillen of andere gerechtelijke procedures tegen zakenpartners.

Wij kunnen de persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

Communiceren met zakenpartners over producten, diensten en projecten, bijvoorbeeld door vragen of verzoeken te beantwoorden of je informatie te verstrekken over gekochte producten;
Het plannen, uitvoeren en beheren van de (contractuele) relatie met zakenpartners, bijvoorbeeld door transacties en bestellingen van producten of diensten uit te voeren, betalingen te verwerken, boekhoudkundige, controle-, facturatie- en incassoactiviteiten uit te voeren, verzendingen en leveringen te regelen, herstellingen te faciliteren en ondersteuningsdiensten te verlenen;
Beheren en uitvoeren van klantenonderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyses, wedstrijden, prijsvragen of andere klantactiviteiten of evenementen;
Handhaven en beschermen van de veiligheid van onze producten, diensten en websites, en het voorkomen en opsporen van veiligheidsdreigingen, fraude of andere criminele of kwaadwillige activiteiten;
Het waarborgen van de naleving van wettelijke verplichtingen (zoals bewaarplichten), exportcontrole- en douanevoorschriften, verplichtingen inzake compliance-screening van zakenpartners (ter voorkoming van witteboordencriminaliteit of witwassen), en ons beleid of branchenormen; en
Geschillen oplossen, onze contractuele overeenkomsten afdwingen en rechtsvorderingen instellen, uitoefenen of verdedigen.

Rechtsgrond van de verwerking

De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk om de hierboven vermelde doeleinden te vervullen, met inbegrip van de uitvoering van de (contractuele) zakelijke relatie met de Zakenpartner. De rechtsgrond voor de verwerking is – tenzij anders vermeld:

de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b) van de AVG),
het gerechtvaardigd belang van Railnova (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG),
de naleving van onze wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c) van de AVG) of
de uitdrukkelijk verleende toestemming van onze contactpersoon (artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG).

Doorgifte en verstrekking van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan verbonden ondernemingen indien dit noodzakelijk is om de hierboven vermelde doeleinden te vervullen.
Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan rechtbanken, overheidsinstanties of advocatenkantoren, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of indien dit noodzakelijk is voor het doen gelden, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
Daarnaast worden wij ondersteund door dienstverleners (zogenaamde verwerkers), bijvoorbeeld voor IT-onderhoudsdiensten. Deze dienstverleners verwerken de persoonsgegevens alleen in opdracht van Railnova en zijn contractueel gebonden om alle toepasselijke vereisten inzake gegevensbescherming na te leven.
In sommige gevallen kunnen de vermelde ontvangers van persoonsgegevens gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER) die mogelijk een lager niveau van gegevensbescherming bieden dan binnen de EU. In dergelijke gevallen waarborgen wij op een andere manier een passend niveau van gegevensbescherming. Een doorgifte vindt alleen plaats als de ontvanger EU-standaardcontractbepalingen met Railnova heeft gesloten of bindende bedrijfsvoorschriften heeft ingevoerd. Meer informatie is verkrijgbaar bij de in paragraaf 1 vermelde contactpersoon.

Bewaartermijnen

Tenzij anders aangegeven op het moment waarop de persoonsgegevens worden verzameld, wissen wij je persoonsgegevens zodra het bewaren ervan niet langer noodzakelijk is (i) voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt, of (ii) om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals bewaarverplichtingen op grond van fiscale of handelswetgeving.

3.3 Verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van onze socialemediakanalen

Calendly (afspraken inplannen)

Wij gebruiken 'Calendly', een planningsdienst van Calendly LLC, 271 17th Street NW, 10th Floor, Atlanta, GA 30363, VS, om je via onze website afspraken met ons te laten inplannen.

De boekingswidget wordt pas geladen nadat je toestemming hebt gegeven. Daarbij worden je IP-adres, browser- en apparaatgegevens, je tijdzone en de gegevens die je in het boekingsformulier invoert, met name je naam, e-mailadres, bedrijf en vraag, verwerkt.

De rechtsgrond voor het laden van de widget is je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a) van de AVG); voor het regelen en houden van de afspraak is dat artikel 6, lid 1, onder b) van de AVG. Calendly treedt op als onze verwerker op grond van artikel 28 van de AVG. Gegevens worden op basis van de EU-standaardcontractbepalingen doorgegeven aan de VS.

Meer informatie is te vinden in de privacyverklaring van Calendly: Privacyverklaring | Calendly.

YouTube-kanaal

Wij gebruiken de dienst 'YouTube' van YouTube, LLC, 901 Cherry Ave, San Bruno, CA 94066 VS (vertegenwoordigd door Google, Inc, Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, VS) (neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming) en beheren ons YouTube-kanaal via deze dienst. Op ons YouTube-kanaal kun je met ons en andere gebruikers communiceren, deelnemen aan enquêtes en wedstrijden en reageren op berichten.

Bij interactie met jou als gebruiker van ons YouTube-kanaal worden de volgende gegevens verwerkt: datum en tijdstip van de interactie, type en inhoud van de interactie (bijv. likes, directe berichten en reacties) en profielnaam. Het privacybeleid van Google, Inc. is beschikbaar hier. Het privacybeleid van Google, Inc. voor partners is toegankelijkhier.

De verwerking van je persoonsgegevens in het kader van het beheer van het YouTube-kanaal is gebaseerd op artikel 6, lid 1, onder b) en f) van de AVG en dient voor de interactie met ons en andere gebruikers en voor het verstrekken van informatie over onze producten en ons bedrijf. De verwerking is daarom noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.

De ontvangers van je persoonsgegevens zijn interne afdelingen. Wij geven je gegevens niet door aan een derde land. Raadpleeg het privacybeleid van Google, Inc. voor informatie over de ontvangers en de doorgifte van gegevens naar derde landen door Google, Inc. Wij verwijderen je persoonsgegevens nadat wij de rechtstreekse communicatie volledig hebben beantwoord of nadat het bericht waarop is gereageerd, is verwijderd. Onrechtmatige inhoud wordt zo nodig eveneens verwijderd. Raadpleeg het privacybeleid van Google, Inc. voor informatie over verwijdering door Google.

Hoe wij je gegevens verwerken als verwerker

4.1 Platformgebruiksgegevens (Railfleet / Railgenius, enz.)

Indien Railnova optreedt als verwerker bij het leveren van Railfleet, Railgenius of gerelateerde diensten aan klanten, verwerken wij persoonsgegevens voor:

Gebruikersactiviteit binnen het platform (bijv. acties, tijdstempels, logs)
Technische en diagnostische gegevens die nodig zijn voor de werking, ondersteuning en beveiliging

4.2 Voertuig- en IoT-gerelateerde gegevens

Als Railnova optreedt als verwerker bij het leveren van voertuig- en IoT-gerelateerde gegevens, verwerken wij de volgende gegevens:

gegevens die worden verzameld van verbonden spoorvoertuigen en toestellen
Sensor-, diagnostische en prestatiegegevens

Deze gegevens hebben voornamelijk betrekking op toestellen en bedrijfsactiviteiten, maar kunnen, afhankelijk van de configuratie van de klant, aan identificeerbare gebruikers worden gekoppeld.

Je rechten

Onder voorbehoud van de vereisten van de AVG heb je de volgende rechten:

toegang tot je persoonsgegevens,
de rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens,
verwijdering van je persoonsgegevens,
beperking van de verwerking van je persoonsgegevens,
het recht om je persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Recht van bezwaar

Wanneer wij je persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f) van de AVG) en er redenen zijn die verband houden met je specifieke situatie, kun je het recht hebben om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt in het bijzonder bezwaar maken tegen verwerking voor directmarketingdoeleinden.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer wij je persoonsgegevens verwerken op basis van je toestemming, heb je het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.

Wanneer Railnova optreedt als verwerker, dienen verzoeken te worden gericht aan de betreffende klant (verwerkingsverantwoordelijke).

Cookies

Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieën voornamelijk om de goede werking van onze website te waarborgen en het gebruik ervan te analyseren. Voor meer details verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

Geautomatiseerde besluitvorming

Railnova verricht geen geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of individuen op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina.

Contact

Voor vragen met betrekking tot deze privacyverklaring: neem contact met ons op. Wij nemen je verzoeken zeer serieus en zetten ons ervoor in om al je vragen en zorgen te behandelen.

Niettemin heb je het recht om op elk moment een klacht in te dienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. In België is de bevoegde toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.